Procrastiner, c’est l’art de remettre à plus tard ce que l’on veut ou doit faire. Cela vous parle? C’est le sujet de l’émission “La vie du bon côté” à laquelle j’ai eu le plaisir d’être invitée.

« Je suis débordé, overbooké ! » ou « Je n’ai pas le temps ! » ou « Oui, mais ça prend du temps… » sont des phrases que vous prononcez souvent? Je vous propose aujourd’hui d’éviter de remettre vos projets et autres tâches plus ou moins ingrates à plus tard. Dans cet article, vous avez la possibilité d’écouter l’émission ou de lire, c’est comme vous préférez!

Voici l’émission consacrée au sujet:

Les extraits de l’émission.

Notre perception du temps et ce que nous en faisons: choisir ou subir?

Nous n’avons pas tous le même rapport au temps. Et pourtant le sentiment que plus le temps passe, plus il s’écoule vite, moins nous avons d’énergie et de temps pour tout faire.

Nous vivons une époque formidable : n’avons jamais eu tant de possibilités de choses à faire ! Tant d’endroits à visiter, de concerts à voir, de livres à lire, de sports à pratiquer, de personnes à rencontrer…. Nous avons envie de faire un maximum de choses et de vivre à fond !

Reprendre possession de son temps

Malgré cela, des études ont montré qu’une majorité d’entre nous souhaite ralentir leur rythme de vie infernal. Les gens manquent de temps pour faire ce qu’ils sont obligés de faire, mais aussi pour ce qu’ils ont envie de faire.

Si vous souhaitez vous réapproprier votre temps, il y a certains ajustements que vous pouvez faire et qui ne vous demande pas pour autant de tout plaquer pour partir loin d’ici, sur une île déserte.

Trop souvent, on a le nez dans le guidon. Nous ne prenons pas assez de recul sur ce que nous sommes occupés à faire : courir comme une poule sans tête toute la journée. Entre le boulot, les enfants, la maison, les loisirs, notre vie sociale… on a peu de temps à s’accorder à soi.

Les femmes et la charge mentale

Les femmes sont aussi victimes de ce temps subi : La charge mentale qu’elles s’imposent fait qu’elles finissent parfois par perdre le sens de ce qu’elles font au quotidien. 80 % des tâches ménagères (nettoyage, courses, repas + s’occuper des enfants) sont encore gérées par des femmes. Il y a du progrès à faire…

Quelques pistes pour vous aider à prendre conscience du temps qui vous échappe.

Prenez le temps de faire le point en prenant un peu de recul sur la situation actuelle. Que faites-vous exactement de votre temps ? Travail, trajets, repas … OK mais qu’en est-il des réseaux sociaux, des séries télévisées et autres abonnements à des chaines payantes ? Une façon de s’échapper certes , mais êtes-vous conscients du caractère chronophage des nouvelles technologies ?

Prendre conscience de notre propre tempo : l’un sera plus efficace le matin, l’autre le soir : arrêtez de vous imposer un rythme qui ne nous convient pas.

Remettez aussi en question quelques habitudes. Mettez en place des actions concrètes comme déléguer certaines tâches, modifier l’heure du coucher ou du lever, préparer certaines choses à l’avance, cesser de repasser certains vêtements,….

Mentalement, nous nous imposons des messages comme : il faut, je dois ou je devrais qui sont très culpabilisants.

Il est temps de reprendre le contrôle et se dire plus souvent : je veux, je m’autorise ou je choisis.

Gérer son temps pour être plus efficace: la méthode Zen To Done (ZTD)

Méthode de gestion du temps crée par Léo Babauta, je l’utilise très souvent avec mes client(e)s. Elle est très simple et complète.

Il s’agit de 10 habitudes à instaurer dans sa vie afin de gagner en efficacité et productivité.

Collecter ou recueillir: toutes les informations, toutes les tâches à accomplir dans un outil simple et portable : carnet ou smartphone par ex.
Traiter: les infos reçues, les emails au quotidien. Prenez des décisions rapides. Ne laissez pas les choses s’entasser.
Planifier: Agenda ou calendrier pour planifier les tâches les plus importantes d’abord.
Agir: clé de la méthode ! Choisir une des tâches à accomplir et l’accomplir elle et elle seule jusqu’au bout sans se laisser distraire.
Un système simple et fiable: ce sont vos listes et tout autre système mis en place pour fonctionner chaque jour (courses, maison, école des enfants…) mais aussi créer des listes de procédures pour les tâches récurrentes. Les outils que vous choisissez doivent être adaptés à vous, vous devez les utiliser avec plaisir, sinon ce n’est pas la peine.
Ranger – organiser : Éliminer directement ce qui ne vous sert plus, ranger tout à sa place directement.
Réviser: C’est la revue hebdomadaire de vos objectifs. Chaque semaine, c’est l’occasion de revoir les objectifs et adapter ses actions. Prendre un peu plus de temps une fois par mois pour le faire également. L’objectif annuel demandera aussi un peu plus de temps pour être réfléchi et rédigé, et ensuite évalué.
Simplifier : Réduire les objectifs et les engagements pris pour se concentrer sur ce qui est réellement important (important vs urgent ! ), simplifier les flux (informations, gestion du quotidien…)
Créer des routines: pour automatiser certaines tâches, essayez les routines matinales et/ou du soir : pour inclure la gestion du linge, des emails, la révision du budget, le rangement de la cuisine, les courses, etc.
Votre passion: Si votre travail actuel vous passionne, vous n’aurez pas besoin de cette habitude. L’habitude « passion », c’est être sans cesse en recherche de ce qui nous passionne et voir si nous pouvons en faire une nouvelle carrière pour faire de notre vie un rêve !

La technique du pomodoro ou time bloking: une seule tâche à la fois.

Le problème de beaucoup c’est le multitâche (multitasking) : on nous a fait croire que c’était la solution. Or il n’en est rien. Le multitâche, c’est lorsque vous avez plusieurs dossiers en cours ouverts sur votre bureau. De surcroit vous êtes dérangé sans cesse par le téléphone qui sonne ou les notifications de votre smartphone ou de votre ordinateur. Ensuite, vous êtes distrait(e) par la conversation de vos collègues…

Votre attention étant découpée et peu profonde, vous risquez de faire plus d’erreurs, d’être de plus en plus stressé et surtout bien moins efficace car il faut reprendre votre concentration pour chaque tâche que vous avez laissée : cela prend finalement plus de temps.

Le pomodoro (la tomate en italien) c’est cette minuterie que l’on trouve dans beaucoup de cuisine. C’est une technique pour se focaliser sur une tâche et gagner en efficacité.

Comment l’utiliser?

Choisissez LA tâche la plus pertinente à accomplir dès le matin : surtout pas l’ouverture des emails ! S’il y a une urgence, vos collègues vous téléphoneront.
Rassemblez les idées qui viennent ou les questions d’un collègue sur un carnet, vous y reviendrez après lorsque vous aurez fini cette tâche.
Coupez toute distraction.
Ensuite, bloquez 25 minutes à l’aide d’une minuterie ou de votre smartphone (en mode avion)
Au bout de 25 minutes, faites une pause. Marchez, buvez, étirez-vous.
Puis, reprenez ensuite 25 minutes de concentration uniquement sur cette tâche.

Vous venez de tester l’efficacité du Time blocking. Une seule tâche sur laquelle se concentrer. Cela semble plein de bon sens mais aujourd’hui, nous sommes tellement victimes de distractions que nous ne savons même plus ce qu’est la concentration profonde. Il faut plus de 10 minutes à notre cerveau pour revenir en état de concentration lorsqu’on a été interrompu. Imaginez si vous êtes interrompu toutes les 5 minutes!

Si vous êtes interrompu malgré tout, prenez quelques secondes pour écrire sur un post-it ce que vous étiez en train de faire : un message à vous-même qui pourra vous faire gagner du temps. 😉

La procrastination: faut-il avaler le crapaud?

D’abord, gérer son temps ne signifie pas qu’il faut absolument exécuter toutes les tâches d votre to do list. Il s’agit de faire des choix. Quoi qu’il arrive, vous n’aurez jamais le temps de faire tout ce que vous devez faire, ou que vous voulez faire. Il faut l’accepter.

« Avalez le crapaud » de Brian Tracy, 21 bons moyens d’arrêter de tout remettre au lendemain, est un livre très inspirant à ce sujet.

Imaginez que vous deviez avaler un crapaud chaque jour… quel est le meilleur moment de la journée pour le faire? Le plus tôt possible évidement! Sinon, vous risquez de garder en tête cette tâche hautement rebutante en tête toute la journée. Votre journée est plus pénible plus lourde à vivre. Alors qu’en vous acquittant très vite de cette tâche, vous êtes plus motivé(e) pour la suite et la journée semble plus légère! Choisissez donc la tâche la plus importante (et qui est susceptible d’être reportée) et faites-là le plus rapidement possible.

La différence entre une personne réellement efficace et une qui ne l’est pas est cette capacité à déterminer les tâches essentielles pour arriver à ses objectifs.

Pourquoi procrastine-t-on?

La procrastination est une habitude qui peut littéralement vous empoisonner l’existence. On procrastine souvent par :

Peur de l’inconnu : même si notre situation actuelle est inconfortable voire terrible, la peur de l’inconnu peut paralyser et empêcher de passer à l’action.
Peur de l’échec ou d’être jugé : celui qui ne fait jamais d’erreurs ne fait certainement jamais rien ! De plus, les autres vous critiquerons toujours, pas parce que ce que vous faites est stupide, mais parce qu’ils ont eux-mêmes peur de passer à l’action. C’est l’effet miroir !
Peur de la réussite : C’est l’une des peurs les plus difficile à identifier car c’est souvent l’arbre qui cache la forêt. Se poser la question : « Et si je réussi cela, que va-t-il arriver ensuite ? Et ensuite ?
Perfectionnisme: on attend le moment le plus favorable, la situation idéale… et puis on finit par ne rien faire du tout. Il vaut mieux une action imparfaite qu’une parfaite inaction!
Peur du changement, peur de devoir maintenir un haut niveau …

La planification et les routines pour sortir de la procrastination.

On a tendance à noter uniquement ses rendez-vous obligatoires dans son agenda, rarement ce qui est important pour nous.

Planifier en notant dans un agenda ou un calendrier permet de prioriser et de se mettre un « garde-fou » pour ne pas laisser les tâches à accomplir prendre tout votre temps. Décider de consacrer des plages horaires va vous motiver à vous y tenir.

Connaissez-vous la loi de Parkinson? Cette loi nous apprend qu’une tâche a tendance à occuper tout le temps imparti. Comme un gaz, une tâche peut prendre toute la place si on ne détermine pas l’espace “temps” qu’il faut lui consacrer. Sachant cela, prévoyez des plages horaires pour effectuer votre travail (tant à la maison qu’au boulot). Décider de ne consacrer que 15 au linge par jour par exemple, va vous permettre de travailler plus vite et plus efficacement. C’est évidemment une discipline à s’imposer.

Les routines

Une routine, c’est un ensemble d’habitudes du matin et/ou du soir que l’on met en place progressivement pour automatiser nos tâches.

Quels sont les avantages ? On optimise sa journée, on gagne du temps car cela devient de plus en plus automatique (jusqu’au jour où on ne peut plus s’en passer).

Le mot « routine » n’est pas très plaisant : ennui, discipline, monotonie … et pourtant, le fait de se discipliner et persévérer permet plus de liberté car on se libère plus rapidement et plus efficacement des tâches que l’on avait tendance à procrastiner.

Vous regardez le journal télévisé tous les jours ? Ok, c’est le moment de plier le linge !
Vous détestez vider le lave-vaisselle ? Ok, faites en la première tâche de la journée !
Vous avez l’impression de toujours oublier quelque chose d’important lors de vos courses ? Visiter les placards, frigo et congélateurs à chaque fois que votre repas du soir est en train de cuire.
Votre salon ressemble à une zone de guerre tous les soirs ? Reculez de 5 minutes le moment d’aller au lit pour ranger en famille et en musique (selon l’âge des enfants, on pourra déléguer également chaque zone à ranger avant le coucher.